(на базе CRM-системы «Парус – Менеджмент и маркетинг»)
Особенности ведения учета в зависимости от типа агентства.
1. Туристический оператор. Самостоятельно формирует программы туров и продает их в большей степени через сеть агентов.
- формирование туристических пакетов;
- продажа туров клиентам (физлица) и агентам (юрлица)
- продажа дополнительных услуг;
- набор участников на тур;
- учет предоставления участниками необходимых документов;
- расчеты с поставщиками услуг и т.д.
- учет скидок (учет клубных или дисконтных карт).
2. Турагент. Продает сформированные туры туроператора и дополнительные услуги.
- продажа туров и дополнительных услуг;
- расчеты с туроператорами и клиентами;
- учет скидок (учет клубных или дисконтных карт).
- учет заявок от клиентов и их параметров;
3. Агентство делового туризма
- продажа билетов, виз, отелей и дополнительных услуг;
- организация деловых поездок (организация семинаров, встреч, поездок на маркетинговые мероприятия);
Общие задачи учета туристического бизнеса
Продажи
- учет заявок от клиентов и их параметров (Заявки);
- организация учета клубных карт, дисконтов и дополнительных бонусов (можно настроить: «Счета» - отображение в гриде значения скидки по текущему контрагенту из его карточки. Значение % скидки указывается в карточке контрагента в разделе «Организации и МОЛ» поле Признак 2 вкладка «Дополнительно»);
- учет персонифицированных данных клиентов: ФИО, паспортные данные, контакты (Контактные лица);
- организация первичного документооборота (Договора, счета, платежные документы);
- формирование внутренних отчетов: структура продаж билетов, туров и услуг по направлениям и специалистам (Заявки).
Маркетинг
- ведение истории взаимоотношений с клиентами («Клиенты и потенциальные клиенты» КПК);
- сегментация клиентской базы (КПК).
- отслеживание эффективности рекламы («Заявки» или «Маркетинг и Сбыт» МиС);
- учет маркетинговых мероприятий (Маркетинговый мероприятия);
- организация дирекмаркетинга (КПК, «Маркетинговые мероприятия» и др.);
- формирование аналитических отчетов («Товары и услуги» и др.).
Обслуживание
- VIP обслуживание (раздел для учета зависит от задачи);
- организация доставки билетов, документов (Журнал доставки);
- учет обращений и их адресное распределение по специалистам (Журнал обращений);
- ведение клубных карт, специальных дисконтных программ;
- информационная поддержка по направлениям или рассылка по темам (Маркетинговые мероприятия);
- поздравления со знаменательными датами и другими праздниками (Оповещения).
Управление
- анализ продаж (Счета, Товары и услуги, договора);
- постановка задачи и контроль исполнения (Журнал доставки);
- управление рабочим временем (журнал учета РВ);
- оценка эффективности работы персонала (анализ результатов работы и объема выполненных работ);
- организация напоминаний и оповещений по запланированным событиям (Напоминания, настройки системы по оповещениям).
Назначение раздела «Заявки»
В разделе ведется учет заявок клиентов на оказание туристических услуг. Заявка позволяет отобразить комплекс услуг связанных с туром или поездкой. Она содержит вкладку «Участники» для указания персонифицированной информации в привязке к конкретной персоне (билет, виза, поселение).
Вкладка «Услуги» служит для указания стоимости дополнительных услуг распространяющихся на всех участников заявки. Например аренда транспорта или страховка (общая).
Во вкладке «Услуги» также турагентом может указываться наименование продаваемого тура из расчета на одного участника. Если в заявке 20 участников, то при указание стоимости тура, задается количество турпакетов - 20. Если какие либо услуги или билеты не включены в стоимость турпакета, то они показываются в заявке в соответствующих закладках. Если продается пакет услуг без дополнительных услуг то можно для этого не использовать заявки, а сразу выставлять счет клиенту в разделе «Исходящие счета на оплату».
Использование раздела «Заявки» позволяет турагенту отслеживать наценки по услугам и турпакетам т.е. отслеживать заработок агентства и формировать соответствующие отчеты.
Наценки можно также учитывать используя только раздел «Исходящие счета на оплату» если наценки будут учитываться в спецификации счета отдельной позицией, например «Сервисный сбор» см. руководство пользователя. Тогда можно сформировать обороты в разделе «Товары и услуги» по позиции «Сервисный сбор», что позволит определить сумму заработка за определенный период и за счет каких клиентов.
Во вкладке «Прочее» главной формы Заявки отображается тип документа (договор, счет, приходный кассовый ордер и т.д.) и сумма платежа клиента, а также итоговый заработок агентства по заявке. В этой форме также можно указать платеж туроператору или поставщику основной услуги.
Назначение раздела «Отели»
Предназначен для учет параметров отелей и истории поселения. В некоторых агентствах есть отдельные специалисты которые занимаются только отелями. Поэтому для удобства сделан отдельный раздел для продажи поселения и привязки их к соответствующей заявке. В разделе можно сформировать отчеты.
Назначение раздела «Билеты»
Предназначен для учет продажи билетов. Привязка к заявке не обязательна, что позволяет использовать раздел для агентств по продаже авиабилетов. В разделе формируется отчет по билетам и существует возможность подготовить счет (см. руководство пользователя).
